Hvorfor fagfolk bruker faste begreper
Når vi øver på lederintervjuer i Modul 2, merker vi at deltakerne ofte kan mer enn de tror. De stiller gode spørsmål av instinkt, men mangler ord for det de gjør. Uten ord er det vanskelig å snakke om hva som fungerte og hva som ikke gjorde det, og derfor vanskelig å bli bedre.
Begrepene i dette innlegget er ikke vanskelige. De er kortformer for ting enhver erfaren intervjuer gjør hele tiden. Når du har navnet på et grep, kan du velge det bevisst, øve på det og kjenne igjen når du har brukt det feil.
Jeg underviser vanligvis i B2B-historiefortelling, men begrepene her kommer til nytte også der. Et godt intervju er råstoffet i en god tekst, og kvaliteten på svarene du får avgjør hvor mye du har å bygge på etterpå.
Det åpne spørsmålet
Et åpent spørsmål kan ikke besvares med ja eller nei. Det begynner gjerne med hva, hvordan eller hvorfor, og det inviterer lederen til å fortelle med egne ord. Sammenlign «Har dere endret måten dere jobber på?» med «Hvordan har arbeidsdagen i avdelingen endret seg de siste årene?». Det første gir deg ett ord. Det andre gir deg en liten fortelling.
Åpne spørsmål gir deg også mer enn du hadde planlagt. Lederen velger selv hva som virker viktig, og det sier noe om hva vedkommende faktisk er opptatt av. Det kan være mer interessant enn det du hadde forberedt.
Vær likevel oppmerksom på at et spørsmål kan være åpent i form og snevert i innhold. «Hva synes du om at dere har vokst?» styrer mot et bestemt svar. Prøv å formulere spørsmålet slik at lederen ikke kan lese ut hva du håper å høre.
- Start med hva, hvordan eller kan du fortelle om
- Unngå spørsmål som inneholder svaret
- Ett spørsmål om gangen, ikke tre i samme åndedrag
Det lukkede spørsmålet og når det trengs
Lukkede spørsmål har dårlig rykte, men de har sin plass. Et lukket spørsmål gir et kort, presist svar og passer når du skal sikre fakta: «Flyttet dere inn i de nye lokalene i fjor?» eller «Er det fortsatt tre ansatte i avdelingen?». Slike svar er nyttige i en bedriftsprofil, hvor tall og navn må stemme.
Poenget er rekkefølgen. Begynner du med lukkede spørsmål, får du en avhørsstemning og korte svar. Begynner du åpent og bruker lukkede spørsmål til å spisse og kontrollere underveis, får du både fortelling og presisjon.
I øvelsene våre ber vi deltakerne merke av i manuset hvilke spørsmål som er åpne og hvilke som er lukkede. Mange blir overrasket over hvor mange av de planlagte spørsmålene som egentlig er lukkede uten at de har tenkt over det.
Oppfølgingsspørsmålet
Oppfølging er det som skiller en opplesning av spørsmål fra en samtale. Et oppfølgingsspørsmål bygger på det lederen nettopp sa, ikke på manuset ditt. «Du nevnte at dere mistet en stor leveranse. Hva skjedde da?» viser at du har lyttet, og det gjør at svarene blir mer detaljerte.
De korteste oppfølgingene er ofte de beste: «Kan du utdype det?», «Hva mener du med det?» eller bare en pause og et nikk. Stillhet er et verktøy. Mange ledere fyller den med noe mer enn de hadde tenkt å si.
Det krever øvelse å la manuset ligge. Vi anbefaler å skrive færre spørsmål på forhånd, gjerne seks eller sju, og la plass til det som dukker opp underveis.
- Gjenta et nøkkelord fra svaret og la det henge
- Be om et konkret eksempel når svaret er allment
- Hold igjen noen minutter til det uplanlagte
Slik øver du på begrepene
Ta opp en kort samtale med en kollega eller en venn, med deres samtykke, og hør den gjennom etterpå. Skriv ned hvert spørsmål du stilte og sett åpen, lukket eller oppfølging ved siden av. Ofte ser du et mønster du ikke la merke til mens du satt i samtalen.
Prøv deretter samme samtale en gang til med en bevisst endring: bytt ut tre lukkede spørsmål med åpne, og legg inn minst to oppfølginger. Sammenlign hvor mye du fikk ut av hver runde.
I kurset gjør vi dette i grupper og får tilbakemelding fra instruktør. Men øvelsen fungerer også alene, og den koster ingenting annet enn tid. Det viktigste er at du hører deg selv og blir kjent med dine egne vaner.
Vanlige misforståelser
Mange tror at åpne spørsmål alltid er best. Det stemmer ikke. Målet er ikke en bestemt spørsmålstype, men å få tydelige og ærlige svar du kan bruke. Av og til er det riktige spørsmålet kort og lukket.
En annen misforståelse er at oppfølging betyr å grave etter ubehagelige ting. Oppfølging handler om å forstå. I en bedriftsprofil er det oftest helt vanlige detaljer som mangler: hvordan et valg ble tatt, hvem som deltok, hva som kom først.
Til slutt: begrepene er verktøy, ikke regler du må følge slavisk. Tenker du på dem under hele intervjuet, blir du stiv. Øv på dem på forhånd, så sitter de når du trenger dem.
Åpne spørsmål gir fortelling, lukkede gir presisjon, og oppfølging viser at du lytter. Når du kan skille mellom dem, kan du også planlegge et intervju med mening og evaluere det bagefter. Prøv å merke av spørsmålene i ditt neste manus, og se hvor mange som faktisk er åpne. Det er en enkel øvelse, og den gir rask innsikt i din egen intervjustil.