Verktøyene vi bruker når du øver på lederintervjuet

Et enkelt utstyr som tåler hverdagen

I Modul 2 er verktøykassen bevisst liten. Du trenger en notatbok, en mobil som kan ta opp lyd og et ferdig spørsmålsark. Vi har prøvd mer avanserte oppsett, men erfaringen er at utstyr som krever oppmerksomhet tar den fra samtalen. Det viktigste utstyret i et lederintervju er fortsatt ditt eget blikk og din egen konsentrasjon.

Deltakerne våre er kommunikasjonsmedarbeidere, frilansere og andre voksne som ofte øver mellom jobb og familie. Derfor skal materialene kunne brukes ved kjøkkenbordet, i et møterom eller på toget. Alt ligger som utskrivbare ark og korte veiledninger du kan gå gjennom på ti minutter.

Som hovedinstruktør har jeg sett at de som begynner med et rolig, enkelt oppsett, ofte blir tryggere raskere enn de som prøver å styre mange hjelpemidler samtidig. Utstyret skal støtte samtalen, ikke bli en hindring mellom deg og den du intervjuer.

• Notatbok og penn til nøkkelord, ikke full transkripsjon
• Mobil eller opptaker med tydelig lyd
• Utskrevet spørsmålsark med plass til oppfølging

Spørsmålsarket: åpne spørsmål i fire lag

Kjernen i modulen er et spørsmålsark som deler intervjuet i fire lag: åpning, bakgrunn, det du egentlig vil forstå, og avslutning. Hvert lag har plass til tre eller fire spørsmål du skriver selv, og en smal marg der du noterer hva svaret faktisk ga deg. Arket er en støtte, ikke et manus.

Vi ber deg formulere spørsmål som starter med hvordan, hva eller hvorfor, og stryke de som kan besvares med ja eller nei. Mange begynnere oppdager at halvparten av spørsmålene deres egentlig er påstander med spørsmålstegn. Å se det svart på hvitt er ofte det som endrer måten du spør på.

Researchnotatet fra Modul 1 brukes som grunnlag. Du henter to eller tre konkrete forhold om selskapet, og lar dem prege spørsmålene dine. Da føles intervjuet forberedt uten å bli en avhør, og lederen merker at du har gjort hjemmearbeidet.

• Åpning, bakgrunn, kjernespørsmål og avslutning
• Stryk spørsmål som bare gir ja eller nei
• Hent detaljer fra researchnotatet

Lyttelogg: å skrive ned det du hører

Det andre verktøyet er en enkel lyttelogg. Under øvelsene skriver du i marginen tre ting: et ord eller en vending lederen gjentar, noe som ble sagt uten forklaring, og et svar som åpner for et nytt spørsmål. Loggen tvinger deg til å lytte etter innholdet, ikke bare vente på din tur.

Mange av oss planlegger neste spørsmål mens den andre fortsatt snakker. Loggen bryter det mønsteret fordi du har en konkret oppgave mens du lytter. Etter noen øvelser merker deltakerne at oppfølgingsspørsmålene kommer nesten av seg selv, fordi de allerede har merket seg hva som mangler.

Vi bruker loggen også i tilbakemeldingsrundene. Den gir oss et felles utgangspunkt: i stedet for å si at du burde lyttet bedre, kan vi peke på en bestemt setning der et godt spor ble liggende igjen.

• Noter gjentatte ord og uforklarte påstander
• Marker svar som åpner for oppfølging

Opptak og gjennomhør i par

Øvelsene gjøres i par, og samtalen tas opp. Det kan virke ubehagelig første gang, men de fleste venner seg til det raskt. Etterpå hører dere gjennom utvalgte minutter sammen, med spørsmålsarket og lyttelogg ved siden av. Dere stopper opptaket der noe ble godt, og der noe ble liggende.

Vi anbefaler å lytte etter tre ting: hvor lenge du lot stillheten stå, om du avbrøt, og om oppfølgingen bygde på det lederen faktisk sa. Det er forbausende hvor ofte vi fyller pausene selv, akkurat når den andre er i ferd med å utdype.

Opptakene er dine egne og brukes bare i øvelsene. Vi ber deg alltid avtale med partneren hva som skal skje med filen etterpå, slik at øvelsen bygger på samme åpenhet som vi lærer bort i en ekte redaksjonell situasjon.

• Lytt etter stillhet, avbrytelser og oppfølging
• Avtal i par hva som skjer med opptaket

Tilbakemeldingsrunden med tydelige kriterier

Etter hver øvelse følger en kort tilbakemeldingsrunde med faste kriterier, slik at du slipper vage helhetsinntrykk. Vi ser på om spørsmålene var åpne, om lytteloggen viser at du fanget opp sporene, og om avslutningen ga lederen rom til å legge til noe selv.

Jeg gir tilbakemelding skriftlig og muntlig. Det skriftlige tar vi med deg videre, det muntlige gir rom for å spørre tilbake. Jeg starter alltid med det som fungerte, fordi det ofte er lettere å bygge videre på en styrke enn å rette en svakhet i tomrommet.

Kriteriene er de samme fra gang til gang. Det gjør at du kan se din egen utvikling over flere øvelser, uten å sammenligne deg med de andre. Hver deltaker har sin egen start, og målet er at du blir tryggere i din egen stil.

• Åpne spørsmål, oppfølging og avslutning vurderes hver gang
• Skriftlig og muntlig tilbakemelding fra instruktør

Det du sitter igjen med

Når modulen er ferdig, har du en liten mappe du kan bruke videre: et spørsmålsark du har finpusset, en lyttelogg med dine egne mønstre og noen opptak du kan sammenligne med senere intervjuer. Det er ikke et sertifikat, men et arbeidsgrunnlag.

Vi lover ikke at intervjuene dine blir enkle eller at lederen alltid åpner seg. Det vi kan love, er at du vet hva du øver på og hvordan du kan se fremgangen. De fleste deltakere sier at det viktigste var å oppdage hvor mye de allerede kunne når de fikk et rolig rammeverk.

Neste gang du forbereder et intervju, kan du bruke de samme tre verktøyene alene: arket før, loggen under og opptaket etterpå. Det krever lite, men gjør hver samtale til en liten læringsøkt.